Анализ ситуации
Расклад к началу января такой: четыре проекта встали на паузу, штат остался на 65% загрузки. Эти 35% простоя - живые люди на полной зарплате, которым нечем занять день. Часть проектов при этом ведут удалёнщики, и они продолжают выставлять счета. Январь проседает каждый год, так что сюрпризом это не было.
Если ничего не делать, к февралю получишь предсказуемый набор проблем. Штат заскучает и начнёт листать вакансии - без задач мотивация тает за пару недель. За удалёнщиков продолжишь платить полную ставку почти вхолостую. Команда потеряет темп: навыки без практики тупятся быстро. И, что обиднее всего, впустую сгорит единственное за год окно, когда есть время на то, до чего руки не доходят весь сезон.
Что делаю
1. Инвентаризация ресурсов
Начинаю с таблицы загрузки: кто чем занят по часам, где реальный простой, а где загрузка только на бумаге. У меня такая таблица уже есть, я веду её постоянно. Если её нет - январь как раз повод завести, без неё дальше двигаешься вслепую.
2. Аудит активных задач
Дальше выписываю всё, что реально держит команду в работе: проекты в деле (те самые 35%), регулярка вроде поддержки клиентов и отчётов, плюс срочное, что вечно прилетает вне плана. Так видно, сколько часов действительно свободно, а не на глаз.
3. Список возможностей
Когда понятно, сколько времени высвобождается, решаю, куда его вложить. Вариантов обычно больше, чем кажется:
- Обучить команду тому, на что в сезон нет времени
- Переписать процессы: регламенты, автоматизация
- Вложиться в задел на будущее - базы контента, внутренние исследования
- Перекинуть свободных людей туда, где завал: рилсмейкеров и сторисмейкеров - на перегруженные проекты
- Снять часть работы с продажников - наделать контента для продвижения самого агентства
- Разгрузить удалёнщиков, за которых сейчас платим впустую
План на январь
Раз главный высвободившийся ресурс - это время людей, в него и вкладываюсь. Январь превращаю в месяц прокачки команды.
Для каждого собираю персональный план на Q1: какие навыки качаем, какие курсы берём (оплачивает компания), плюс домашки с обязательной проверкой. Без проверки обучение превращается в фоновое видео.
Ритм недели фиксирую жёстко: понедельник - полтора часа на курс, среда - час практики, пятница - полтора часа разбора с тимлидом. Три опорные точки, чтобы учёба не растворилась в текучке.
Куда растём по ролям: контент-менеджеры - стратегическое мышление и UX-writing, рилсмейкеры - сценарии и сложный монтаж, дизайнеры - motion-design и AI-инструменты. Data-driven подход подтягивают все, без исключений.
Оптимизация процессов
Параллельно приводим в порядок то, что в сезон трогать некогда:
- Прописываем регламенты на ключевые задачи
- Собираем чек-листы для контроля качества
- Фиксируем, кто и как принимает решения в типовых ситуациях
- Рисуем flow-схемы процессов
Автоматизация
Заодно закрываем ручную рутину, которая весь год съедает часы:
- Настраиваем интеграции между сервисами
- Собираем шаблоны в Notion и Miro
- Ставим автопостинг: SMMplanner, Postmypost, конвейер на n8n
- Автоматизируем отчёты - Google Sheets со скриптами через API или Power BI
На выходе - вещи, которые потом работают сами: сбор метрик из соцсетей, авто-отчёт по проектам каждую пятницу, чат-бот, который собирает брифы у клиентов, pipeline обработки контента.
Аудит удалённых сотрудников
Пока штат учится, разбираюсь с удалёнщиками. Платить полную ставку за 20% загрузки в мёртвый месяц смысла нет. Сортирую по фактической загрузке:
- Меньше 40% - расстаёмся. Спокойно объясняю ситуацию, отношения сохраняю: в феврале-марте эти же люди понадобятся, а хорошего подрядчика можно ещё и порекомендовать своим клиентам.
- 40-60% - договариваюсь о временном снижении ставки или перевожу на оплату за проект.
- Больше 60% - оставляю как есть, человек и так при деле.
Что это даёт по деньгам. Два расторгнутых контракта - около 100 000 ₽ в месяц. Снижение ставок - ещё примерно 30 000 ₽. Итого порядка 130 000 ₽ за январь.
Куда эти деньги идут. Не в карман собственнику, а обратно в команду: 40 000 на обучение, 20 000 на инструменты и подписки, 30 000 бонусами штату за проактивность, 40 000 в резерв.
Метрики эффективности
Чтобы январь не превратился в оплачиваемые каникулы, держу две точки контроля.
Каждую неделю сверяю фактическую загрузку с плановой, смотрю, сколько задач закрыли в срок и как двигаются свободные проекты.
По итогам месяца считаю осязаемое: сколько улучшений довели до конца, какого объёма собрали базу контента, какие навыки реально появились у команды, сколько сэкономили на удалёнщиках.
Подготовка к февралю
За две недели до возврата прежней загрузки начинаю готовить выход из низкого сезона.
Проверяю готовность: базы собраны и лежат в доступе, процессы описаны, команда освоила новое, а не просто отсидела курсы.
Разгоняюсь постепенно: неделя 1 февраля - загрузка 80%, неделя 2 - 90%, неделя 3 - выходим на полные 100%. Кинуть команду с 65% сразу в полный сезон - верный способ словить факапы на старте.
Возвращаю удалёнщиков: зову обратно тех, кто нужен, и проговариваю новые условия.